Retour sur la conférence JEP TALN RÉCITAL

La conférence JEP TALN RÉCITAL a eu lieu du 8 au 19 juin 2020 sous la forme d’une édition exclusivement virtuelle en raison des contraintes sanitaires. Elle a abordé les domaines du traitement et de l’étude de la parole, ainsi que celui du traitement automatique des langues naturelles. Les organisateurs (du Loria, ATILF, INIST et IRIT) nous racontent comment ils ont dû rapidement transformer l’événement.

Comment avez-vous fait pour rendre la conférence totalement virtuelle ?

« Nous nous sommes beaucoup appuyés sur le site internet de la conférence qui était déjà mis en place avant que l’événement se virtualise totalement. Une partie était accessible à tous, et le reste était réservé aux inscrits.

Après avoir créé un espace de dépôt d’articles, nous avons proposé aux auteurs de nous fournir une présentation sur la base du volontariat, car la période était stressante et chargée. Au total, nous avons accepté 163 articles ! Ils étaient tous liés à un forum questions-réponses accessible à tous, où auteurs et visiteurs pouvaient échanger librement.

Pour rendre la conférence plus dynamique, nous avons proposé 4 événements en direct. Ces sessions étaient organisées autour de présentations d’orateurs invités, de présentations des prix de thèse décernés par l’AFCP et des prix des meilleurs articles pour les conférences RÉCITAL et TALN. Nous voulions encourager les échanges au sein de la communauté et proposer des directs, ce qui paraissait être une solution plus humaine. »

Quels sont les avantages et les inconvénients liés à l’organisation et au déroulement sous ce format ?

« Un véritable point positif est que la virtualisation de l’événement nous a permis de rendre accessible du contenu au grand public et pas uniquement à notre communauté. Par exemple, il est désormais possible de revoir certains exposés sur la vidéothèque de l’Université de Lorraine ce qui n’aurait pas été possible si l’événement s’était déroulé en présentiel. Quelques curieux se sont même glissés dans les inscriptions et ont beaucoup appréciés l’expérience.

Les personnes à mobilité réduite et celles qui n’auraient pas pu se déplacer pour diverses raisons ont pu participer sereinement. Par ailleurs, l’organisation à distance permet aussi de limiter les déplacements et l’hébergement des orateurs ce qui alourdit souvent le budget. Par conséquent, le coût de la conférence a été globalement moins important, c’est pourquoi nous avons rendu les inscriptions gratuites.

Le bilan carbone de la conférence est fortement réduit. C’est un point très discuté, et nous nous sommes d’ailleurs inspirés d’éléments des discussions de hiltner.english.ucsb.edu pour l’organisation. À noter qu’un GDS CNRS s’intéresse également à cette problématique.

Le point le plus négatif est le manque de discussion entre les chercheurs, doctorants et étudiants présents de la communauté. Nous avons mis en place des salons virtuels de « pause café », mais cela n’a pas vraiment fonctionné pour créer des échanges informels. Ce genre d’événement est très important pour la création de projets, la mise en place de nouvelles collaborations, ou encore pour trouver un postdoc. C’est là que le virtuel atteint sa limite, le vrai café et ses interactions physiques permettent de plus facilement briser la glace. Cependant, nous avons remarqué qu’il y a eu beaucoup d’interactions autour des articles, l’espace de questions-réponses a très bien fonctionné. »

Depuis cette édition exclusivement virtuelle, envisagez-vous l’organisation des prochaines différemment ?

« Les interactions étaient moins spontanées entre les participants, mais la virtualisation de l’événement a permis de découvrir d’autres modes d’échanges. Notre petite équipe d’organisation a réussi à proposer un événement qui a donné lieu à des échanges scientifiques passionnants. Les participants ont joué le jeu, se sentant libres d’intervenir lors des sessions en direct et sur les forums.

Par ailleurs, nous avons eu quelques inscrits “grand public”, qui ont aimé pouvoir écouter les présentations scientifiques. C’est une piste très intéressante pour l’ouverture de la recherche et plus globalement de la Science à la société. Pouvoir associer des commentaires aux articles est également précieux pour garder une trace des échanges.

Nous pourrions aller vers une organisation hybride qui permettrait aux personnes qui ne peuvent pas être physiquement présentes de profiter tout de même de la conférence. Normalement, le ou les auteurs de l’article soumis pour la conférence doivent se déplacer pour qu’il soit accepté. La mise en place de solutions en distanciel permettrait de réduire ce type de contraintes, qui entraîne, ou peut entraîner une forme de discrimination. Il limite souvent la participation aux conférences pour des raisons de budget, de garde d’enfant, ou bien de santé.

La situation sanitaire nous a contraint à transformer la conférence en un événement virtuel et tout cela à l’aide des outils numériques. Or, nous avons remarqué que les technologies ne peuvent pas totalement reproduire la richesse d’un contact humain en présentiel. Nous espérons cependant pouvoir encore vivre de belles conférences animées par des événements sociaux où nous nous retrouvons ensemble pour faire vivre la science. »